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LINEE DIRETTRICI
per la BUONA PRATICA DI DISTRIBUZIONE
DEI MEDICINALI PER USO UMANO
elaborate dallo Studio SviMM - Sviluppo & Marketing del medicamento
la versione definitiva sarà pronta a breve e sarà inviata a coloro che nefanno richiesta.

Il medicinale è un bene di particolare valore in quanto veicolo di forti aspettative da parte di persone che affidano a tale strumento il ripristino ed il mantenimento della propria salute.
Il medicinale è un bene di particolare valore in quanto veicolo di forti aspettative da parte di persone che affidano a tale strumento il ripristino ed il mantenimento della propria salute.

La Comunità Europea sin dal 1965 con la famosa Direttiva 65/65 richiamava l'attenzione sul fatto che la produzione e la distribuzione dei medicinali doveva avvenire sotto norme ben precise.

L'Italia ha recepito nel tempo le varie Direttive emanate dalla Comunità in proposito; con il DM del 6 luglio che descrive le linee direttrici per la buona distribuzione è stato completato il regime normativo del medicinale dalla produzione delle materie prime, alla consegna e distribuzione del prodotto finito.

In particolare possiamo affermare che con questo Decreto l'industria di distribuzione farmaceutica, viene elevata al rango dell'industria farmaceutica e come questa dovrà adeguarsi a norme e controlli che garantiscano fino alla consegna nella farmacia la qualità del medicinale.

Lo schema di "transito" dei medicinali, dalle materie prime fino al prodotto finito a disposizione dei pazienti presso le Farmacie è riportato di seguito: in ogni fase ed per ogni trasferimento vi sono procedure particolareggiate da seguire al fine di operare nella massima sicurezza ed il dirigente responsabile segue tali operazioni, supportato da personale preparato e qualificato.

Direttore TecnicoPersonale di magazzino Direttore TecnicoPersonale di laboratorio Direttore TecnicoPersonale di magazzino Farmacista direttoreFarmacista collaboratore
Materie prime Produzione Distribuzione agli utenti
- Approvvigionamento- Documentazione movimentazione - ricevimento - Controllo quali - quantitativo prodotti- Conservazione materie prime e prodotto finito - Locali ed apparecchiature - Campionatura lotti - Stoccaggio lotti - Rotazione scorte- Stoccaggio resi- Movimentazione (FIFO)- Controllo scadenza
Le procedure di seguito elencate sono redatte in conformità a quanto disposto dal DL 538/92 e dal DM del 6 luglio 99 redatto in base alle Linee Guida in materia di buona pratica di distribuzione dei medicinali 94/C63/03, emanate dalla Commissione della Comunità Europea e e alla linea guida CPMP/QWP (Commitee for proprietary medininal product/Quality working Party)
In tale decreto, che entra in vigore il 13 ottobre '99, sono contenute le linee direttrici in materia di buona pratica di distribuzione dei medicinali per uso umano.
Il decreto si articola in capitoli singoli dedicati ai diversi aspetti e alle diverse fase della distribuzione del farmaco:

1. Personale
2. Documentazione
3. Locali ed apparecchiature
4. Forniture ai clienti
5. Restituzione
6. Auto - ispezione
7. Informazioni ad altri Stati
8. Sanzioni
9. Disposizioni transitorie e finali

Viene richiamato il DL 538/92 per definire le responsabilità e la qualifica del personale addetto a tale attività di sorveglianza, identificata nella figura del Direttore Tecnico: "disporre di una persona responsabile, in possesso del diploma di Laurea in farmacia o in chimica e tecnologie farmaceutiche o in chimica industriale, omissis , che deve svolgere la propria attività a carattere continuativo nella sede indicata nell'autorizzazione per almeno quattro ore giornaliere".
- L'attività del Direttore Tecnico è regolata dall'art. 6 del DL 538/92, che prevede:
- Disporre di locali, installazioni ed attrezzature idonei, sufficienti a garantire una buona conservazione e una buona distribuzione dei medicinali, e rendere tali ambienti accessibili in caso di ispezioni ministeriali;
- Approvvigionarsi di medicinali da società autorizzate e distribuirle unicamente a persone, società o enti autorizzati alla distribuzione all'ingrosso dei medicinali;
- Possedere un piano operativo di emergenza che assicuri un'efficace ritiro dal mercato disposto dal Ministero della sanità o per altre cause;
- Conservare idonea documentazione della movimentazione della merce dal magazzini a disposizione delle autorità competenti per un periodo di cinque anni, riportando:
data
denominazione del medicinale
quantitativo ricevuto o fornito
numero di lotto per ogni operazione di entrata, che deve essere indicato nella bolla di consegna della merce fornita al grossista
nome ed indirizzo del fornitore o del destinatario.
- Verificare che i mezzi operativi siano idonei a garantire la corretta conservazione dei medicinali durante il trasporto;
- Adempiere agli obblighi di cui l'art. 7 DL 538/92, relativi alle dotazioni minime di medicinali e fornitura dei prodotti:
- i prodotti di cui la tabella 2 FU It. IX ed
- il 90% delle specialità medicinali in commercio ???
- almeno un medicinale preconfezionato prodotto industrialmente per ciascuna delle formulazioni comprese nel Formulario Nazionale della FU It IX ed, che risultino in commercio

Il personale impiegato nei magazzini di medicinali deve possedere capacità ed esperienza adeguata a garantire il corretto svolgimento delle mansioni assegnate.
La formazione del personale risulta quanto mai fondamentale, considerando che il Direttore Tecnico è responsabile delle operazioni di movimentazione di entrata e di uscita, custodia e conservazione dei medicinali indipendentemente dal suo orario di servizio, e deve quindi delegare le funzioni esecutive a personale collaborativo adeguatamente istruito e formato.
E' quindi previsto dal DM del 6 luglio '99 che la formazione del personale sia continuativa e documentata con il materiale didattico delle sedute di istruzione.
Tale documentazione può essere organizzata in schede che raccolgano la data e luogo della seduta di addestramento, personale presente, nominativo del docente e argomento della lezione.

Obiettivo delle procedure:
fornire al personale di magazzino i principi basilari per la movimentazione e lo stoccaggio dei medicinali, individuando i punti critici e le diverse responsabilità al fine di svolgere le attività di deposito in condizioni di massima sicurezza ed igiene e di saper prontamente intervenire in casi di necessità.

Devono essere stilate relazioni scritte descriventi le diverse operazioni che possono avere influenza sulla qualità dei prodotti o sull'attività di distribuzione; tali procedure vanno approvate, firmate e datate dalla persona responsabile del sistema di qualità, che non necessariamente si identifica con il Direttore Tecnico.
- ricevimento e controllo delle forniture,
- immagazzinamento, pulizia e manutenzione dei locali (incluso il controllo degli organismi nocivi),
- registrazione delle condizioni di immagazzinamento,
- sicurezza delle scorte sul posto e delle consegne in transito,
- ritiro dalle scorte delle merci vendibili,
- registrazioni, prodotti restituiti,
- pianificazione dei ritiri e delle vendite dei prodotti prossimi alla scadenza.

Ogni operazione svolta deve essere documentata al momento stesso della sua effettuazione, in modo avere in ogni momento un chiaro quadro dello stato della merce, e poter risalire con sicurezza, in caso di necessità, ad un eventuale azione errata, individuando causa e lotto in questione. Tali documentazioni dovranno essere il più possibili chiare e particolareggiate, e debbono essere conservate per cinque anni (o per periodi più lunghi se diversamente stabilito da specifiche disposizioni di legge).

In linea generale ci si deve attenere alle procedure ISO 9002 per garantire uno standard costante di operatività e di monitoraggio delle azioni svolte.
Il DM sottolinea che "I locali e le apparecchiature devono essere idonei e adeguati per assicurare una corretta conservazione e distribuzione dei medicinali. Gli apparecchi di registrazione devono essere opportunamente tarati", ma non è molto preciso sul controllo della temperatura ambientale: a tal riguardo ci si attenga al decreto AIC, se questo fissa una determinata temperatura, altrimenti una taratura adeguata della temperatura dei macchinari e degli ambienti può rientrare tra i 20 ed i 30°C. La temperatura ambientale va misurata e registrata periodicamente più volte durante ogni giornata. Le registrazioni della temperatura vanno controllate con regolarità e firmate da una persona espressamente incaricata, ovvero documentate con l'uso di apparecchiature a registrazione continua.

Le fasi di ricevimento della merce devono essere svolte in zone idonee, per facilitarne il controllo, la verifica, il conteggio ed il corretto immagazzinamento (con particolare cura per quei prodotti che richiedono temperatura controllata o particolari disposizioni legislative), al fine di evitare errori qualitativi o mescolamento tra differenti lotti.
I locali debbono essere mantenuti nelle migliori condizioni igieniche, e misure di prevenzione della contaminazione microbiologica e di contaminazione crociata devono essere accuratamente eseguite.
Per una corretta gestione delle scorte del magazzino deve essere attentamente seguito il metodo di rotazione delle scorte (FOFI), sotto la responsabilità del Direttore Tecnico; inoltre i prodotti scaduti non possono essere forniti a nessun destinatario e devono essere conservati separatamente, con chiara e visibile indicazione "SCADUTI".
Lo stesso è da applicarsi a merce avariata o danneggiata.
Tali medicinali debbono essere distrutti, avuto riguardo alle leggi in materia fiscale, di smaltimento di rifiuti o di altre leggi speciali. Di tale distruzione deve essere conservata documentazione per almeno cinque anni.

Il DM stabilisce chiaramente l'ambito della fornitura dei medicinali: "Le forniture vanno effettuate esclusivamente a grossisti o depositari autorizzati, a concessionari, a farmacie aperte al pubblico, a farmacie ospedaliere o a strutture autorizzate o abilitate a rifornirsi direttamente all'ingrosso , in conformità con le vigenti disposizioni di legge".
Tali consegne devono essere accompagnate da una documentazione riportante:

data
nome e forma farmaceutica del medicinale
quantità fornita
nome ed indirizzo del fornitore
nome ed indirizzo del destinatario
numero di lotto per forniture presso grossisti, strutture pubbliche e private di ricovero e cura
I medicinali vanno trasportati in modo tale che:
il loro documento di identificazione non vada smarrito;
non contaminino o siano contaminati da altri prodotti o materiali;
siano previste misure adeguate in caso di spargimento di prodotti o rottura dei contenitori;
siano al sicuro, cioè non sottoposti a calore diretto, freddo, luce, umidità o altre condizioni sfavorevoli, né all'attacco di microrganismi o di insetti.
"In caso di emergenza, connessa con la salvaguardia della vita umana, il grossista o il depositario deve essere in grado di fornire con la massima sollecitudine i medicinali ai soggetti di cui al punto 4.1".
Per quanto riguarda i mezzi di trasporto utilizzati per la distribuzione dei medicinali, viene specificato che debbono essere dotati di un sistema di controllo della temperatura e di adeguata coibentazione, ma non si riporta una temperatura né minima né massima di riferimento; considerando che comunque la temperatura deve essere costante e monitorata, la soluzione ottimale è quella di mantenere una temperatura controllata tra i 20 ed i 30°C in tutte le fase di distribuzione, come all'interno del magazzino, onde evitare anche forti sbalzi di temperatura.
Nello specifico, per i farmaci che prevedano ne l decreti di AIC una determinata temperatura, vanno trasportati con mezzi speciali e idonei, attraverso tutti i punti della catena distributiva A tale scopo devono essere impiegati mezzi refrigerati o confezionamenti separati in colli idonei al mantenimento della temperatura in rapporto ai tempi di consegna.
Si ritiene opportuno richiedere una documentazione scritta attestante il rispetto delle norme relative alla idonea conservazione e distribuzione ai fornitori da parte dei magazzini della distribuzione intermedia.

Siamo ora ad affrontare un aspetto particolarmente delicato e complesso: le eventuali operazioni di reso sono numerose:

Devono essere tenuti separati dalle scorte dei prodotti vendibili per evitare che siano nuovamente distribuiti prima che sia stata presa una decisione sulla loro destinazione. Se vengono valutati reintegrabili, passano alla fase successiva:

la merce si trova in buone condizioni nella confezione originale che non è stata aperta;
è noto e dichiarato da chi la restituisce che la merce è stata conservata e maneggiata in condizioni appropriate;
il periodo di validità residuo è accettabile;
sono stati esaminati e identificati da una persona autorizzata. L'identificazione deve prendere in considerazione la natura del prodotto, le eventuali condizioni speciali di conservazione, e il tempo trascorso da quando il prodotto è stato distribuito. Un'attenzione speciale va prestata ai prodotti che richiedono condizioni speciali di conservazione. Se necessario, bisogna consultare il titolare della autorizzazione all'immissione sul mercato o una persona qualificata appartenente alla ditta che ha fabbricato il prodotto.
Si deve conservare la documentazione riguardante i prodotti restituiti. La persona responsabile deve formalmente dare il permesso affinché il prodotto sia reintegrato in magazzino. I medicinali reintegrati nelle scorte dei prodotti vendibili devono essere immagazzinati in modo tale che effettivamente i primi arrivati siano anche i primi usciti, ovvero, su valutazione della persona responsabile, i primi in scadenza siano i primi usciti.
Medicinali ritirati

"Deve essere riportato per iscritto un piano di emergenza per la procedura di ritiro urgente e non urgente. Si deve designare una persona responsabile dell'esecuzione e del coordinamento dei ritiri dal mercato.
Vanno registrate al momento dell'esecuzione tutte le operazioni di ritiro dal mercato e la relativa documentazione deve essere a disposizione delle autorità competenti.
Per assicurare l'efficienza del piano di emergenza, il sistema di registrazione delle spedizioni deve permettere di identificare e contattare immediatamente tutti i destinatari di un medicinale. In caso di ritiro dal mercato, i grossisti possono decidere di informare del ritiro tutti i loro clienti oppure solo quelli che hanno ricevuto il lotto che deve essere ritirato.
La stessa disposizione si applica senza alcuna differenza alle forniture per il commercio all'ingrosso negli altri Stati dell'Unione Europea o in Stati terzi.
Nel caso di ritiro dal mercato di un lotto, tutti i clienti a cui il lotto è stato distribuito (altri grossisti, farmacie aperte al pubblico, farmacie ospedaliere e altre strutture di cui al punto 4.1) vanno informati, a cura di chi ha effettuato la fornitura, con la dovuta urgenza, inclusi i clienti in altri Stati membri dell'Unione Europea o in Stati terzi.
La nota di ritiro dal mercato approvata dal titolare dell'autorizzazione all'immissione sul mercato deve specificare se il ritiro deve essere effettuato anche a livello della distribuzione finale. La nota deve richiedere che i prodotti siano immediatamente ritirati dalle scorte dei prodotti vendibili e immagazzinati separatamente in un'area sicura fino al momento in cui siano rinviati secondo le istruzioni del titolare dell'autorizzazione all'immissione sul mercato.
I medicinali contraffatti rinvenuti presso la catena distributiva vanno mantenuti separati dagli altri medicinali per evitare possibili scambi. Essi devono recare in modo chiaro sull'etichetta la scritta: non vendibile, e le autorità competenti ed il titolare dell'autorizzazione all'immissione sul mercato del prodotto originale vanno informati immediatamente.
Tutte le operazioni di restituzione, di rifiuto, di ritiro dal mercato e di ricevimento dei medicinali contraffatti vanno registrate al momento in cui si verificano; la relativa documentazione deve essere a disposizione delle autorità competenti. In ogni caso va presa una decisione formale sulla destinazione di tali prodotti e la relativa decisione va documentata e registrata. Il responsabile del sistema di qualità e, se pertinente, il titolare dell'autorizzazione all'immissione sul mercato devono partecipare a questo processo decisionale".

Predisporre un form prestampato per la trasmissione dei comunicati emanati dal Ministero della sanità tramite la Gazzetta Ufficiale o gli avvisi dei fabbricanti: il modulo viene compilato singolarmente per ogni cliente e spedito via fax; alla ricezione dei resi viene effettuato lo spunto dei lotti ricevuti, per una verifica accurata della procedura di ritiro.

Proposta di modulo per la procedura di ritiro
PROVVEDIMENTO DI RITIRO Ministero della SanitàDM N° del / / URGENTE NON URGENTE
Tempi massimi di adempimento
DESTINATARIO a cui era stato consegnato il farmaco in ritiro
Deposito:
Farmacia:
FARMACO:
FORMA FARMACEUTICA E DOSAGGIO:
N° LOTTO Data scadenza Fornito a In data RITIRATO In data

Da compilare dal fornitore Elenco dei lotto per singolo destinatario Verifica resi
Restituire a:
via
Cap: CITTA'
Tel fax
Procedura di ritiro n°

Il magazzino deve quindi essere fornito di un valido archivio (meglio se informatizzato), aggiornato costantemente, dei prodotti distribuiti ai vari clienti, con indicazione del n° di lotto, data di scadenza, data di consegna: in tal modo le procedure di reso e soprattutto di ritiro urgente possono essere accuratamente e rapidamente svolte.
Il Direttore tecnico avrà il compito di istruire adeguatamente il personale sulle procedure di ritiro urgente dei medicinali, mostrando l'archivio dei clienti e delle relative consegne, le modalità di compilazione del form per il ritiro, e le modalità di verifica e monitoraggio di tutta la procedura di ritiro.
Particolare importanza riveste il livello di informazione raggiunta nell'ambito dei clienti: deve essere prevista una accurata procedura per la verifica della comunicazione del ritiro in atto a tutta la clientela, con relativa registrazione della risposta e dell'esito dell'attività del ritiro.
Tutta la documentazione deve essere archiviata e tenuta a disposizione della Autorità Competente

Per quanto riguarda il controllo del magazzino interno, la procedura prevede una verifica delle giacenze, una separazione del lotto ritirato ed evidenziazione della merce come non vendibile, nell'attesa della restituzione al fabbricante.

Il decreto impone che: "vanno effettuate e registrate autoispezioni per controllare l'applicazione ed il rispetto delle presenti linee direttrici.”
E' quindi molto importante l'adozione di un sistema di qualità di lavoro, al fine di avere una accurata organizzazione delle procedure, una registrazione di tutti gli eventi, e la documentazione sempre disponibile dell'accuratezza dell'attività svolta.
Una buona organizzazione prevede quindi la qualità delle procedure, il rispetto della periodicità prestabilita delle autoispezioni, ed il coinvolgimento responsabile di tutto il personale nell'alta qualità del lavoro svolto.

7. INFORMAZIONI FORNITE AD ALTRI STATI IN RELAZIONE ALLA ATTIVITA' DI GROSSISTA

"I grossisti, i depositari ed i concessionari che desiderano distribuire i medicinali in altri Stati membri dell'Unione Europea, devono rendere disponibile, su richiesta delle autorità competenti, tutte le informazioni relative all'autorizzazione rilasciata dalla Regione competente, in particolare, la natura dell'attività di grossista, l'indirizzo dei luoghi di immagazzinamento dei medicinali, i punti di distribuzione e l'estensione della zona di distribuzione. Se necessario, le autorità competenti dello Stato membro a cui è rivolta la distribuzione, informeranno il grossista di tutti gli obblighi di servizio pubblico imposti ai grossisti che operano sul proprio territorio. Per gli Stati terzi si farà riferimento a disposizioni e procedure attualmente in vigore.”
L'attività di distribuzione possiede a tutt'oggi un ambito comunitario di azione; risulta quindi importante un costante aggiornamento della specifica normativa dell'Unione Europea per una garanzia di legittimità dell'attività svolta.

"Si applicano le sanzioni previste dall'articolo 15 del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 538, nell'ipotesi di violazione delle disposizioni recate dalle presenti linee direttrici.”
In Sintesi queste sono le norme del Dlvo 30/12/92:
- attività svolta senza autorizzazione, che sia questa sospesa, revocata o in assenza di un Direttore Tecnico: arresto da 6 a 12 mesi ed ammenda da 10 a 100 milioni.
- Altre sanzioni rilevate: ammenda da 3 a 18 milioni, senza pregiudizio delle sanzioni penali eventualmente applicabili.

"I titolari di autorizzazione già rilasciata ai sensi del Decreto Legislativo 30 dicembre 1992 n.538, che abbiano necessità di adeguare i propri locali o le proprie attrezzature alle prescrizioni previste nel presente decreto, ne danno comunicazione, ai fini dell'eventuale aggiornamento autorizzatorio, all'Autorità competente entro sessanta giorni dall'entrata in vigore del presente decreto, indicando contestualmente il periodo di tempo per effettuare le necessarie modifiche.
Tale periodo non può essere, comunque, superiore ai sei mesi.”
La comunicazione dell'attuale stato degli impianti in relazione alle NBD andranno quin

Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA DI BUONA DISTRIBUZIONE - Pag.1 di 3

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stralcio di una procedura interna per i reclami, da integrare ed adattare alle singole realta industriali
La distribuzione dei medicinali nello stabilimento viene effettuata molto scrupolosamente secondo le modalità sotto descritte:

all'arrivo delle merci ( prodotti al punto A.4. ) il personale addetto al ricevimento è in possesso di copia dell'ordine di fornitura e prima dello scarico esegue le seguenti verifiche:

tutta la documentazione amministrativa e tecnica allegata alla merce viene raccolta e conservata in attesa del suo smistamento.

- riscontro dell'identità e della quantità delle merci mediante confronto fra i dati riportati nelle copie dell'ordine di fornitura e nei documenti di accompagnamento

- ogni eventuale anomalia viene segnalata all'amministrazione \logistica e al direttore tecnico

- Operazioni di scarico ed eventuali verifiche
le operazioni di scarico vengono effettuate in un apposita zona di ricevimento, impiegando mezzi idonei e conformi alle norme di sicurezza e adottando le precauzioni necessarie a salvaguardare l'integrità delle merci.
La presa a carico delle merci viene gestita sulla base dei singoli documenti di accompagnamento, ma i lotti diversi della stessa voce vengono separati fisicamente l'uno dall'altro.
Contemporaneamente vengono effettuate le verifiche sotto descritte:

- Verifica dell'identità
nome e numero di lotto riportati in ciascun contenitore e\o imballo devono corrispondere a quelli riportati sui documenti di accompagnamento.

- verifica della quantità
per ciascuna voce e per ciascun lotto si verifica che le quantità in arrivo corrisponda a quella dichiarata sui documenti di accompagnamento.

- Controllo visivo
viene eseguito mediante riscontro fra etichette e documenti d'accompagnamento

- Verifica dell' integrità
imballi e contenitori non devono presentare rotture, deformazioni o alterazioni tali da pregiudicare in qualche modo la qualità del contenuto. Particolare cura viene data nel controllare l'integrità di eventuali sigilli di chiusura. Imballi e contenitori con tali alterazioni vengono separati dagli altri lotti e messi in un ripostiglio apposito ( magazzino prodotti non conformi ).

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Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA DI BUONA DISTRIBUZIONE
- Pag. 2 di 3 - Presa in carico
concluse le operazioni di ricevimento, la merce viene presa a carico secondo documento d'accompagnamento mediante registrazione meccanografica.

Stoccaggio delle merci in magazzino
- serve a garantire una corretta collocazione e conservazione delle merci giacenti in magazzino. La maggior parte della merce viene collocata su apposite cassette di plastica che tramite un servizio assicurato dalla casa madre vengono ciclicamente lavate. In questo modo si garantisce una maggior pulizia del magazzino e quindi una maggior igiene delle merci ivi conservate. Inoltre tutte le cassette non vengono appoggiate a terra per facilitare la pulizia del pavimento.

Operazioni preliminari
il personale addetto allo stoccaggio opera sulla base di chiare istruzioni emesse dall'ufficio magazzino e indicanti per ciascuna voce almeno la zona di collocazione e la separazione fisica se si tratta di lotti differenti.

Collocazione delle merci e registrazioni
nel corso di questa operazione si tiene sempre presente il principio basilare cioè di evitare ogni possibile confusione fra merci diverse o lotti diversi della stessa merce:

Spedizione dei prodotti di cui al punto A.4.
Vengono eseguite le seguenti operazioni:

Allestimento
- verifica che la data di spedizione non cada oltre il limite di distibuibilità del prodotto ( generalmente epresso come mesi di validità residua prima della data di scadenza, 6 mesi , e i prodotti non più commerciabili vengono ritirati dal magazzino e messi nel magazzino prodotti non conformi.

- compilazione del foglio d'accompagnamento della merce con le seguenti indicazioni:

riferimento all'ordine del cliente e all'ordine di spedizione
nome e codice merceologico del prodotto
(numero del lotto/i del prodotto/i)
quantità di ciascun prodotto
elenco di eventuali documenti tecnici allegati alla merce
firma con data del responsabile del magazzino

I lotti vengono movimentati secondo il criterio FIFO ( in ordine crescente di data di produzione)

Il personale addetto verifica le quantità mediante riscontro con i dati riportati sul foglio
d'accompagnamento.
Verifica la corretta etichettatura e lo stato generale di pulizia e di integrità degli imballi ( eventuli anomalie vengono segnalate al superiore diretto per gli opportuni interventi).

Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA DI BUONA DISTRIBUZIONE
Pag. 3 di 3

b) verifica di tutti gli eventuali documenti tecnici da allegare al foglio d'accompagnamento

c) registrazione della data di spedizione sul foglio di accompagnamento e firma dello stesso da parte
del conducente del mezzo di trasporto

Per quanto riguarda in genere i prodotti scaduti , per giacenza di magazzino cioè non utilizzati , vengono distrutti secondo le norme vigenti sullo smaltimento per i rifiuti speciali. Per questo tipo di smaltimento ci affidiamo ad una ditta esterna .

Deposito Medicinali SVIMM - Procedura Operativa Standard (POS) - n. del
PROCEDURA RECLAMI - Pag. 1 di 2

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stralcio di una procedura interna per i reclami, da integrare ed adattare alle singole realta industriali
Il campo d'applicazione riguarda tutti i reclami provenienti dall'esterno (enti, medici, farmacisti, grossisti, singoli pazienti, ecc. ) e relativi a non conformità riguardanti i seguenti aspetti:
a) la qualità ( terapeutica o chimico-fisica) dei prodotti
b) la qualità delle confezioni
Per codificare i criteri di gestione dei reclami di cui sopra operiamo nel modo seguente:

Tutti i reclami, sia direttamente dai clienti, che tramite agenti o personale esterno dell'azienda, vengono indirizzati al direttore tecnico accompagnati possibilmente dalle seguenti informazioni:

a) nome, codice merceologico e numero di lotto del prodotto
b) provenienza del reclamo
c) riferimento all'ordine del cliente
d) data di ricevimento da parte del cliente, nel caso di non conformità riscontrata in data posteriore
e) descrizione della non conformità riscontrata
f) estensione della non conformità ( tutta la fornitura o una sola parte ) , nel caso che essa riguardi la qualità del prodotto o della confezione
g) le circostanze in cui è stata riscontrata la non conformità
h) descrizione dell'eventuale danno provocato dalla non conformità

In generale i reclami relativi alla qualità del prodotto o della confezione dovranno preferibilmente essere accompagnati da un campione proveniente dal cliente.

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Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA RECLAMI
Pag. 2 di 2
Tipologia della non conformità

All'atto della notifica del reclam, la descrizione della non conformità deve essere fatta sulla base della classificazione sotto riportata:

a) non conformità riguardanti le caratteristiche medicamentose del prodotto ( procedura di farmacovigilanza)
- azione terapeutica assente o ridotta
- presenza di effetti collaterali imprevisti

b) non conformità riguardanti le caratteristiche chimico-fisiche del prodotto
- caratteri organolettici anomali
- presenza di corpi estranei
- prodotto diverso da quello dichiarato in etichetta
- presenza di sostanze non previste dalla formula dichiarata in etichetta nè dal capitolato d'analisi

c) non conformità riguardanti le confezioni o gli imballi
- rotture, deformazioni o altri difetti strutturali
- chiusure difettose o mancanti
- accessori difettosi o mancanti
- confezioni o imballi vuoti o con contenuto in quantità diversa dal dichiarato
- etichette mancanti, applicate in modo errato o non corrispondenti al prodotto
- etichette o altri materiali stampati con testo parzialmente o totalmente illeggibile ( per cause varie)
- etichette o altri materiali stampati con sovrastampe mancanti, errate o illeggibili
- difetti di varia natura che impediscono il corretto utilizzo del prodotto

I reclami vengono smistati al direttore tecnico e alla direzione scientifica e quando necessario alla ditta produttrice

Deposito SVIMM - Procedura Operativa Standard (POS) - n. del
PROCEDURA DI RITIRO DI UN PRODOTTO DAL MERCATO - Pag. 1 di 3
Responsabile per l'applicazione - destinatari per l'applicazione
Direzione tecnica Capo Magazziniere:
Dr Mxxxx MXXXXXX Magazziniere:
stralcio di una procedura interna per il ritiro di un prodott, da integrare ed adattare alle singole realta industriali

PROCEDURA RITIRO PRODOTTI DAL MERCATO
Questa procedura riguarda tutte le operazioni da effettuare per fare rientrare nello stabilimento prodotti già distribuiti sul mercato, a seguito di:
- reclami ( vedi procedura )
- rivelazione postuma di difetti da parte dell'azienda
- ragioni commerciali
- ragioni legislative ( variazioni ai prezzi, ai fogli d'istruzione, ecc. )
Obiettivo
Ritirare nel più breve tempo possibile un lotto di medicinale omeopatico

Indice
1) verifica e notifica del provvedimento che porta al ritiro o alla sospensione della vendita
2) informazione di sospensione delle vendite al magazzino
3) ritiro immediato delle scorte di magazzino e allocazione in apposita area contrassegnata con la dicitura "PRODOTTO SOSPESO DALLA VENDITA - scorte di magazzino”
4) verifica delle quantità di prodotto con il lotto immesse sul mercato
5) elenco dei clienti interessati (grossisti, depositi, farmacie)
6) invio delle lettere circolari e se il caso predisposizione di un informativa telefonica
7) destinazione di un area del magazzino contrassegnata con la dicitura "PRODOTTO SOSPESO DALLA VENDITA - RESI VENDITA"
8) Predisposizione di procedura di distruzione del prodotto o di reso al fornitore
9) Compilazione di un report finale che tracci la storia del lotto, quantità venduta, quantità restituita, motivazione della sospensione etc.
10) Annotazione nel registro della farmacovigilanza di motivazioni inerenti eventuali effetti tossico nocivi (reazioni secondarie) che hanno portato eventualmente alla sospensione della vendita
11) Procedura di Farmacoviglilanza per l'informativa, se necessaria al Ministero della sanità.

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Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA DI RITIRO DI UN PRODOTTO DAL MERCATO - Pag. 2 di 3
1 - verifica e notifica del provvedimento che porta al ritiro o alla sospensione della vendita
Il Direttore Tecnico valuta la segnalazione che porta alla sospensione, ne controlla la fonte e le motivazioni e redige un rapporto scritto dettagliato, informando il Responsabile della Farmacovigilanza.

2 - informazione di sospensione delle vendite al magazzino
Il DT emette una disposizione per il personale interessato, compreso il settore commerciale, con gli estremi del provvedimento di sospensione e verifica l'immediata attuazione da parte del personale interessato.
dall'archivio contro-campioni, dal cliente e da eventuali giacenze.
Il DT deve inoltre aprire ( e successivamente tenere aggiornato in tempo reale ) un documento riepilogativo della situazione, contenente le seguenti indicazioni:
- nome e codice merceologico del prodotto
- numero di lotto
- data del richiamo
- motivazione del richiamo
- elenco dei destinatari del prodotto spedito e, per ciascuno di essi, la data di spedizione e la quantità
- quantitativi resi, con la provenienza e la data di arrivo
- bilancio fra la quantità distribuita e quella resa , con la giustificazione, dove rilevabile, di eventuali discrepanze.
Alla chiusura della pratica, questo documento viene archiviato e conservato insieme agli altri.

3 - ritiro immediato delle scorte di magazzino e allocazione in apposita area contrassegnata
fa destinare una apposita area del magazzino dove spostare la giacenza del prodotto da chiudere in apposite scatole da contrassegnare con la dicitura "PRODOTTO SOSPESO DALLA VENDITA - scorte di magazzino” quantità : ____

4 - verifica delle quantità di prodotto con il lotto immesse sul mercato
Dall'ufficio amministrativo si fa consegnare copia dell'ordine di acquisto e copia delle bolle di vendita del prodotto e ne elabora uno schema riepilogativo delle vendite

5 - elenco dei clienti interessati (grossisti, depositi, farmacie)
Il direttore tecnico fa stilare l'elenco dei clienti cui è stato distribuito il prodotto

6 - invio delle lettere circolari e se il caso predisposizione di un informativa telefonica
predispone, congiuntamente alla Direzione Commerciale, l'invio della lettera tipo in allegato a tutti i clienti ed eventualmente provvede a far pervenire la stessa via fax a tutti i clienti con indicata la ragione del richiamo e le indicazioni eventualmente necessarie per la sua spedizione.
( nel caso di ragioni motivanti la qualità, terapeutica o chimico-fisica, del prodotto viene immediatamente informato il Responsabile della farmacovigilanza che provvederà secondo propria procedura a comunicare al Ministero della Sanità i dati di sua pertinenza.

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Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA DI RITIRO DI UN PRODOTTO DAL MERCATO
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7 - destinazione di un area del magazzino contrassegnata con la dicitura "PRODOTTO SOSPESO DALLA VENDITA - RESI VENDITA”
predisporre una apposita area dove allocare i prodotti resi dai clienti

8 - Predisposizione di procedura di distruzione del prodotto o di reso al fornitore
I prodotti dopo x giorni dal ritiro devono essere avviati a distruzione o a loro volta restituiti al fornitore secondo apposita altra procedura.

9 - Compilazione di un report finale che tracci la storia del lotto, quantità venduta, quantità restituita, motivazione della sospensione etc.
Il Direttore Tecnico elabora un prospetto riepilogativo e lo trasferisce all'amministrazione per il seguito amministrativo (note di credito, cambio merce etc.)

10 - Annotazione nel registro della farmacovigilanza di motivazioni inerenti eventuali effetti tossico nocivi (reazioni secondarie) che hanno portato eventualmente alla sospensione della vendita: Il responsabile della Farmacovigilanza procede secondo l'apposita procedura a compilare l'apposito registro e ad informare le autorità preposte.

Documentazione Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA GESTIONE RESI - Pag. 1 di 2
stralcio di una procedura interna per i resi, da integrare ed adattare alle singole realta industriali
Ricevimento delle merci
Le merci in arrivo vengono scaricate nell'apposita area di ricevimento del magazzino; durante queste operazioni il personale addetto esegue le seguenti verifiche:
a) identità ( nome, codice merceologico e numero di lotto ) e quantità della merce sulla base di quanto riportato nei documento d'accompagnamento
b) presenza , sui documenti d'accompagnamento, dell'indicazione della causa di restituzione
c) integrità e pulizia degli imballi esterni
Eventuali anomalie vengono comunicate al capo magazziniere.
Presa in carico
A conclusione delle operazioni di ricevimento ciascun prodotto viene preso in carico singolarmente in base al codice articolo, mediante registrazione dei seguenti dati:
a) data di presa in carico
b) nome e codice merceologico della merce
c) numero codice articolo del prodotto
d) numero di lotto
e) data di fabbricazione e/o di scadenza
f) provenienza
g) causa della restituzione
f) riferimento ai documenti di accompagnamento
h) riferimento ad eventuali documenti di richiamo
i) elenco dei documenti tecnici eventualmente allegati al lotto
l) quantità dichiarata nei documenti di accompagnamento
m) quantità riscontrata
n) indicazione di ogni eventuale anomalia riscontrata in fase di ricevimento del lotto e descrizione degli interventi conseguenti.

Stoccaggio dei resi
Tutti i lotti resi vengono collocati in un'apposita area chiaramente delimitata e ad accesso controllato.

Interventi successivi
La funzione commerciale tiene un bilancio dei quantitativi resi rispetto a quelli a suo tempo distribuiti , mediante confronto fra i documenti di spedizione e quelli di presa a carico di cui al paragrafo precedente.
In caso di discrepanze, la funzione commerciale attiva le necessarie indagini presso i mittenti dei prodotti resi.

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Deposito SVIMM Procedura Operativa Standard (POS) n. del
PROCEDURA GESTIONE RESI
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Controllo dei prodotti resi
Questa fase ha essenzialmente lo scopo di definire la possibile destinazione dei prodotti resi.
Il direttore tecnico effettua un'ispezione al lotto o ai lotti giacenti in magazzino e contemporaneamente raccoglie e valuta tutte le informazioni necessarie a definire la possibile destinazione.
Il direttore tecnico tiene una registrazione dettagliata di tutte le indagini ed eventuali analisi
effettuate, emettendo alla fine per ciascun lotto un documento contenente le seguenti informazioni:
- dati identificativi del prodotto e del lotto
- data di preparazione e/o scadenza
- data di arrivo ( o data del primo e dell'ultimo in caso di arrivi frazionati )
- provenienza/e
- motivo della restituzione
- nel caso di lotto richiamato ( vedi procedura ), riferimento al documento di richiamo
- nel caso di lotto oggetto di reclamo ( vedi procedura ) riferimento al reclamo stesso
- descrizione sommaria delle indagini svolte
- risultati di eventuali analisi
- giudizio di idoneità del lotto ( approvato o respinto )

Destinazione finale dei prodotti resi
Ogni decisione circa le destinazione del lotto viene presa tenendo conto dei risultati delle indagini e dei controlli di cui al paragrafo precedente e quindi formalizzata per iscritto.
La comunicazione viene trasmessa al magazzino che ha in carico il lotto interessato.
Il lotto sarà quindi:
a) approvato, e la decisione di ridistribuirli sul mercato è subordinata principalmente alla compatibilità della loro validità residua con i previsti limiti di distribuibilità.
b) respinti, perchè non ridistribuibili e vengono destinati alla distruzione secondo le norme vigenti su scarti e rifiuti. In questo caso il lotto interessato verrà collocato nell'apposita area.

Documentazione
Tutta la documentazione relativa a ciascun lotto reso, compresa quella relativa alle decisioni di cui al precedente paragrafo, viene raccolta e conservata per almeno 10 anni presso la direzione tecnica.
Qualora la restituzione del lotto e la sua successiva gestione siano conseguenti ad un reclamo, copia della suddetta documentazione viene allegata a quella relativa al reclamo stesso.
Ad ogni reclamo, anche se ingiustificato, deve corrispondere una documentazione, gestita e raccolta dal direttore tecnico o da un responsabile da lui nominato, contenente:

- il documento originale di notifica del reclamo ( o copia autenticata se l'originale è stato inviato alla ditta produttrice )
- tutte le informazioni di cui ai punti a) - f) del paragrafo ricevimento e analisi del reclamo
- tutta la corrispondenza intercorsa con clienti ed altri enti esterni
- tutta la documentazione riguardante le indagini svolte, le conclusioni, le azioni intraprese , gli interventi correttivi ed i risultati di questi.

Questa documentazione sarà conservata e archiviata per almeno 10 anni (ditta produttrice) da quality assurance che almeno una volta l'anno la sottoporrà a revisione e consuntivazione, redigendo nell'occasione una relazione scritta da inviare alla direzione aziendale.

Ai Direttori Tecnici
dei Depositi e dei Grossiti di Medicinali - Loro sedi
Xxxxxxxxx lì 15 settembre '99

Oggetto: possesso dei requisiti per la distribuzione dei medicinali ai sensi del D.L.vo 6 luglio 99 pubblicato in G.U. n.190 del 14 agosto ‘99: linee guida per l'applicazione del D.Lvo 538/92 sulla Distribuzione dei Medicinali.

con sede legale in vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv, 00000 XXXXXX e deposito in località vvvvvvvvvvvvvvvvvvv, 00000 XXXXXXXXX, produttore e/0 distributore dei medicinali prodotti dalla ditta xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, co sede in vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv

1. Di essere in possesso dell'autorizzazione alla produzione da parte del Minsitero della Sanità, come da copia swl Decreto in allegato 1
2. di essere in possesso dell'autorizzazione regionale come Deposito di Medicinali concessa dalla Regione ........................................ in data ………, ai sensi del D.Lvo 538/92, come da copia in allegato 2
4. di aver preso tutte le misure di cui al Decreto in oggetto in merito al corretto immagazzinamento e distribuzione dei medicinali come da dichiarazione del Direttore Tecnico.

La scrivente si riserva di completare su vostra specifica richiesta ulteriori informazioni a riguardo.

1. Decreto del Ministero della Sanità di autorizzazione alla produzione
2. Autorizzazione Regionale
3. Dichiarazione di Responsabilità Direttore Tecnico

In fede
Il legale rappresentante
modificare la lettera a seconda della situazione in essere: produttore e/o distributore, nel caso di concessionari per la distribuzione di più aziende specificare gli estremi delle rispettive lettere o contratti di Concessione

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DICHIARAZIONE DI RESPONSABILITA' DIRETTORE TECNICO
Sul corretto adempimento delle disposizioni previste D.L.vo 6 luglio 99 pubblicato in G.U. n.190 del 14 agosto ‘99: linee guida per l'applicazione del D.Lvo 538/92 sulla Distribuzione dei Medicinali.
……….. lì ………

Il sottoscritto, …………………… cod. fisc. ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, laureato in …………..
ed iscritto all'Ordine dei …………

della ditta XXXXXXXXXXXX, con sede legale in vvvvvvvvvvvvvvvvv e officina di produzione/deposito in vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv, produttore e /o distributore dei medicinali prodotti dalle ditte:
xxxxxxxxxx, officina di produzione in vvvvvvvvvvvvv autorizzazione alla produzione del ………..

1. Di aver preso visione dei disposti di legge di cui ai D.L.vi in questione e di aver provveduto ad ottemperare a quanto previsto in merito alla formazione del personale addetto alla ricezione, immaggazzinamento e distribuzione dei medicinali e di disporre di procedure scritte (arrivo prodotti, quarantena, ritiro del lotto, buona distribuzione etc..)

2. Di aver preso le misure atte a controllare la temperatura dei magazzini in ottemperanza alle specifiche di conservazione dei medicinali, anche in base a quanto previsto dal produttore per quanto attiene alla stabilità ed alle modalità di conservazione

3. Di aver in corso la richiesta ai depositi e grossiti clienti delle relative autorizzazioni Regionali necessarie per esercitare l'attività di distribuzione e di conservare nel Site Master File la documentazione

4. Di far ricorso per la spedizione dei medicinali di Corrieri dotati di mezzi atti a consentire durante il trasporto le temperature previste per la conservazione dei medicinali

5. Di essere in grado di documentare per ciascuna spedizione i lotti dei medicinali spediti e distribuiti ai grossisti ed ai depositi clienti (ovvero di riportare il n. di lotto dei medicinali spediti nel Documento di trasporto ai grossisti e ai depositi.

In fede